Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website www.vib-varel.de besuchen oder mit uns Kontakt aufnehmen, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

VIB Varel GmbH
Mühlenteichstr. 18
26316 Varel

Telefon: 04451 8036887
E-Mail: hausverwaltung@vib-varel.de

Vertreten durch die Geschäftsführer Nils Theesfeld und Rico Janßen
Registergericht: Amtsgericht Oldenburg, HRB 205193

2. Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an uns unter den oben genannten Kontaktdaten, gern mit dem Betreff „Datenschutz“.

3. Überblick

• Beim bloßen Besuch der Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten (Server-Logfiles, siehe Ziffer 5).
• Wenn Sie uns kontaktieren (per E-Mail, Telefon oder über eines unserer Online-Formulare), verarbeiten wir die Daten, die Sie uns mitteilen (siehe Ziffern 8 und 9).
• Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein, keine Werbe- oder Social-Media-Plugins, keine eingebetteten Karten oder Videos und keinen Newsletter.
• Wir setzen für Besucher keine Cookies ein (siehe Ziffer 6).

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage folgender Vorschriften:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, soweit wir Sie im Einzelfall ausdrücklich darum bitten;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (z. B. Verwalter-, Miet- oder Maklervertrag);
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, Pflichten aus dem Wohnungseigentumsgesetz und dem Mietrecht);
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (z. B. sicherer Betrieb der Website, Bearbeitung allgemeiner Anfragen, ordnungsgemäße Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften), sofern nicht Ihre Interessen überwiegen.

5. Hosting und Server-Logfiles

Hosting und E-Mail

Unsere Website und unsere E-Mail-Postfächer werden bei folgendem Anbieter betrieben:

Alfahosting GmbH
Edmund-von-Lippmann-Straße 13–15
06112 Halle (Saale)

Die Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Alfahosting verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage für den Einsatz des Hosting-Anbieters ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen und sicheren Bereitstellung unserer Website und unserer E-Mail-Kommunikation.

Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch folgende Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite bzw. Datei,
• übertragene Datenmenge,
• Website, von der aus Sie zu uns gelangt sind (Referrer-URL),
• verwendeter Browser und Betriebssystem.

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Verarbeitung dient dazu, die Website auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit des Servers zu gewährleisten und Störungen oder Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt.

Nach Angaben des Hosting-Anbieters wird die IP-Adresse nach 24 Stunden durch Nullen des letzten Zahlenblocks anonymisiert; die Logfiles werden spätestens nach 7 Tagen gelöscht.

6. Cookies und lokale Schriftarten

Unsere Website setzt für Besucher keine Cookies und greift nicht auf Informationen in Ihrem Endgerät zu, die eine Einwilligung nach § 25 TDDDG erfordern würden. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich. Nur wenn sich Redakteure im Verwaltungsbereich der Website anmelden, setzt WordPress technisch notwendige Anmelde-Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Die auf der Website verwendeten Schriftarten werden lokal von unserem eigenen Server geladen. Eine Verbindung zu Servern von Google Fonts oder anderen externen Anbietern findet beim Aufruf unserer Seiten nicht statt.

7. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, etwa der Angaben in unseren Formularen, eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers mit „https://“ beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird. Bei aktiver Verschlüsselung können die Daten, die Sie an uns übermitteln, auf dem Übertragungsweg nicht von Dritten mitgelesen werden.

8. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon und Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über das Kontaktformular auf der Seite „Kontakt“ eine Anfrage senden, verarbeiten wir Ihre Angaben, um die Anfrage zu bearbeiten und eventuelle Anschlussfragen zu beantworten.

Im Kontaktformular können Sie folgende Angaben machen: Unternehmen, Vorname, Nachname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, E-Mail-Adresse (Pflichtfeld), Telefon, Mobiltelefon und Ihre Nachricht. Alle Angaben außer der E-Mail-Adresse sind freiwillig.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (z. B. Anfrage zur Übernahme einer Verwaltung). In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die über das Formular eingegebenen Daten werden per E-Mail an unser Postfach hausverwaltung@vib-varel.de übermittelt. Eine zusätzliche Speicherung der Formulareinträge in der Datenbank der Website erfolgt nicht.

Allgemeine Anfragen löschen wir 6 Monate nach ihrer abschließenden Bearbeitung. Führt die Anfrage zu einem Vertrag oder ist sie als Handels- oder Geschäftsbrief einzuordnen, bewahren wir sie im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (siehe Ziffer 12).

9. Online-Formulare für Eigentümer, Mieter und Mietinteressenten

Die Angaben in den folgenden Formularen werden jeweils per E-Mail an unser Postfach hausverwaltung@vib-varel.de übermittelt und nicht zusätzlich in der Datenbank der Website gespeichert. Hochgeladene Dateien werden nur für den Versand der E-Mail kurzzeitig auf dem Webserver zwischengespeichert und danach automatisch gelöscht. Felder, die nicht als Pflichtfeld gekennzeichnet sind, können Sie freiwillig ausfüllen.

9.1 Schadensmeldung

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (Pflichtfelder), Objekt, Wohneinheit, Schadensbeschreibung sowie bis zu drei hochgeladene Dateien (z. B. Fotos).

Zweck: Erfassung und Behebung von Schäden am verwalteten Objekt, Beauftragung von Handwerksbetrieben und gegebenenfalls Abwicklung mit Versicherungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verwalter- bzw. Mietvertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Instandhaltung des Objekts).

Bitte achten Sie darauf, dass auf den Fotos möglichst keine Personen oder persönlichen Gegenstände zu sehen sind, die für die Schadensmeldung nicht erforderlich sind.

9.2 Personenzahlmeldung

Verarbeitete Daten: Objekt, Wohneinheit, Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse (Pflichtfeld), Telefon sowie für bis zu drei Zeiträume Name, Beginn, Ende und Anzahl der in der Wohneinheit lebenden Personen und optionale Bemerkungen.

Zweck: verursachungsgerechte Verteilung von Betriebs- und Nebenkosten nach Personenzahl im Rahmen der Hausgeld- bzw. Betriebskostenabrechnung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verwalter- bzw. Mietvertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Pflichten aus Wohnungseigentums- und Mietrecht) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (ordnungsgemäße Verwaltung der Gemeinschaft).

Wenn Sie Angaben zu anderen Personen machen (z. B. Mitbewohner oder Mieter), informieren Sie diese bitte über die Weitergabe an uns und über diese Datenschutzerklärung.

9.3 Selbstauskunft (Kontaktdaten)

Verarbeitete Daten: Objekt, Wohneinheit, Ihre Rolle (Eigentümer, Mieter oder Bevollmächtigter), Datum, seit wann diese Rolle besteht, Art der Nutzung (Eigennutzung oder Vermietung), Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse (Pflichtfeld), Telefon, Mobiltelefon sowie ein optionaler Dateianhang (z. B. eine Vollmacht).

Zweck: Aktualisierung unserer Stammdaten für die Verwaltung, Kommunikation mit Ihnen und Erstellung der Abrechnungen. Bankverbindungen nehmen wir über dieses Formular nicht entgegen; bitte teilen Sie uns Änderungen Ihrer Bankverbindung schriftlich mit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verwalter- bzw. Mietvertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Pflichten aus Wohnungseigentums- und Mietrecht) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (ordnungsgemäße Verwaltung der Gemeinschaft).

9.4 Mietinteressenten

Auf der Seite „Mietangebote“ können Sie sich als Mietinteressent vormerken lassen.

Verarbeitete Daten: Name und E-Mail-Adresse (Pflichtfelder), Telefon, gewünschte Zimmerzahl, maximale Warmmiete, gewünschter Einzugstermin, Anzahl der Personen im Haushalt und Ihre Nachricht.

Zweck: Aufnahme in unsere Interessentenliste und Kontaktaufnahme, sobald eine passende Wohnung frei wird.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Vermieten wir eine Wohnung im Auftrag eines Eigentümers, geben wir Ihre Angaben an diesen Eigentümer weiter, soweit das für die Auswahl des Mieters und den Abschluss des Mietvertrags erforderlich ist.

Ihre Daten bleiben 12 Monate in unserer Interessentenliste und werden danach gelöscht. Sie können Ihre Vormerkung jederzeit formlos per E-Mail oder Telefon zurückziehen; wir löschen Ihre Daten dann umgehend. Kommt ein Mietvertrag zustande, gelten die Fristen in Ziffer 12.

9.5 Anfrage zur Übernahme einer Verwaltung (Verwalterwechsel)

Auf der Seite „Verwalterwechsel“ können Sie ein unverbindliches Angebot für die Verwaltung Ihres Objekts anfordern.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Anschrift des Objekts (Straße, Postleitzahl, Ort) und Anzahl der Einheiten (Pflichtfelder), Telefon, Art der gewünschten Verwaltung, Ihre Rolle (Verwaltungsbeirat, Eigentümer oder Sonstiges), gewünschter Wechselzeitpunkt und Ihre Nachricht.

Zweck: Prüfung Ihrer Anfrage, Erstellung eines Angebots und Kontaktaufnahme mit Ihnen, gegebenenfalls zur Vorbereitung unserer Bestellung durch die Eigentümergemeinschaft.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Fragen Sie für eine Eigentümergemeinschaft an, etwa als Mitglied des Verwaltungsbeirats, beruht die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung der Anfrage und der Erstellung eines Angebots für die Gemeinschaft.

Bitte machen Sie in Ihrer Nachricht keine Angaben zu anderen Eigentümern oder Mietern, die für ein erstes Angebot nicht erforderlich sind. Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir Ihre Anfrage 6 Monate nach ihrer abschließenden Bearbeitung; andernfalls gelten die Fristen in Ziffer 12.

10. Kundenportal für Eigentümer und Mieter

Für die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern der von uns verwalteten Objekte sowie zur Bereitstellung von Abrechnungen, Protokollen und weiteren Dokumenten nutzen wir ein Online-Portal der Immoware24 GmbH, Magdeburger Straße 51, 06112 Halle (Saale). Den Zugang zum Portal erhalten Sie von uns im Rahmen Ihres Verwalter- bzw. Mietverhältnisses.

Im Portal werden insbesondere Ihre Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zu Ihrer Wohneinheit, Abrechnungen, Dokumente und Nachrichten verarbeitet. Immoware24 ist für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig und verarbeitet die Daten ausschließlich nach unseren Weisungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verwalter- bzw. Mietvertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen, sicheren und papierarmen Kommunikation.

11. Empfänger und Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, wenn dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie eingewilligt haben. Im Rahmen unseres Verwalterauftrags geben wir Daten nur im Einzelfall und nur soweit erforderlich weiter, etwa an einen Handwerksbetrieb, der mit einer konkreten Reparatur beauftragt ist.

Darüber hinaus setzen wir Dienstleister ein, die in unserem Auftrag tätig sind: Alfahosting GmbH (Hosting und E-Mail, Ziffer 5) und Immoware24 GmbH (Kundenportal, Ziffer 10).

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen:

• Server-Logfiles: Anonymisierung der IP-Adresse nach 24 Stunden, Löschung nach spätestens 7 Tagen.
• Allgemeine Anfragen: Löschung 6 Monate nach abschließender Bearbeitung.
• Interessentenliste für Mietwohnungen: Löschung nach 12 Monaten oder früher auf Ihren Wunsch.
• Datensicherungen der Website: Datenbank-Sicherungen werden nach 14 Tagen, Datei-Sicherungen nach 4 Wochen automatisch durch neuere Sicherungen ersetzt.
• Vertrags- und Verwaltungsunterlagen: für die Dauer des Vertrags bzw. der Verwaltung und darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach § 257 HGB und § 147 AO betragen diese für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse 10 Jahre, für Buchungsbelege (z. B. Rechnungen) 8 Jahre und für empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Darüber hinaus bewahren wir Daten auf, solange sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind (regelmäßige Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB: 3 Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist).

Ist eine Löschung wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten noch nicht möglich, schränken wir die Verarbeitung ein, sodass die Daten nur noch für diesen Zweck genutzt werden.

13. WordPress und Plugins

Unsere Website basiert auf dem Content-Management-System WordPress und wird vollständig auf den Servern unseres Hosting-Anbieters betrieben. Das Formular-Plugin Contact Form 7, das SEO-Plugin Yoast SEO und das Sicherheits-Plugin Really Simple Security laufen ebenfalls auf unserem Server und übermitteln keine Daten von Besuchern an Dritte.

14. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierte Entscheidungsfindung

Die Nutzung unserer Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Die Angaben in unseren Formularen sind freiwillig; ohne die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten. Soweit Sie Eigentümer oder Mieter sind, sind bestimmte Angaben (z. B. Kontaktdaten, Personenzahl) für die ordnungsgemäße Verwaltung und Abrechnung erforderlich.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben jederzeit folgende Rechte:

• Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit, also Herausgabe der Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt,
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe unten).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir verwenden Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.

Der Widerspruch ist formlos möglich, z. B. per E-Mail an hausverwaltung@vib-varel.de.

16. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Postanschrift: Postfach 221, 30002 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Website: www.lfd.niedersachsen.de

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Funktionen unserer Website oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.